บริการของเรา
5 ความผิดพลาดบัญชีผู้รับเหมา
5 ความผิดพลาดบัญชีผู้รับเหมาโดยบริษัทบัญชี RA Accounting
5 ความผิดพลาดด้านบัญชี ที่ทำให้ผู้รับเหมาก่อสร้าง ขาดทุน โดยไม่รู้ตัว
สำหรับผู้รับเหมาก่อสร้างแล้ว “การจัดการหน้างาน” ให้ดีอาจไม่ใช่เรื่องยาก แต่ “การจัดการตัวเลขกลับเป็นเรื่องที่มักถูกมองข้าม และนั่นคือจุดเริ่มต้นของความสูญเสียที่ค่อยๆ กัดกร่อนกำไรจน ธุรกิจหลายแห่งต้องปิดตัวลงโดยไม่ทราบสาเหตุ ที่น่าเศร้าคือความผิดพลาดเหล่านี้ ส่วนใหญ่ป้องกันได้
มาดูกันว่ามีข้อผิดพลาดด้านบัญชีอะไรบ้างที่กำลังทำให้คุณขาดทุนอยู่โดยไม่รู้ตัว
1. "บัญชีโครงการปนกัน" (Poor Job Costing)
สาเหตุ: นำเงินจากโครงการหนึ่งมาใช้หมุนเวียนในอีกโครงการ ไม่ได้แยกบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายเป็นโครงการ ๆ ไป
ผลกระทบ: คุณจะไม่รู้ว่าโครงการใด “กำไร” หรือ “ขาดทุน” จริงๆ ทำให้ตัดสินใจราคางานผิดพลาด บางโครงการอาจดูเหมือนมีกำไรเพราะมีเงินเข้ามา แต่จริงๆ แล้วกำลังขาดทุนตั้งแต่ต้นเพราะคุณนำกำไรจากโครงการที่ดีไปชดเชยโดยไม่รู้ตัว
วิธีป้องกัน: ต้องใช้ระบบ “บัญชีแยกตามงาน (Job Costing)” แยกบันทึกรายได้ ค่าวัสดุ ค่าแรง ค่า subcontractor และค่าใช้จ่ายอื่นๆ เป็นโครงการเฉพาะ เพื่อดูความสามารถในการทำกำไรของแต่ละโครงการอย่างแท้จริง
2. "รับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายไม่ตรงจุด" (Incorrect Revenue & Expense Recognition)
สาเหตุ: รับรู้รายได้ทั้งหมดเมื่อจบโครงการ (หรือเมื่อลูกค้าจ่ายเงิน) แต่จ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ไปก่อนล่วงหน้าเป็นจำนวนมาก
ผลกระทบ: คุณอาจต้องเสีย “ภาษีเงินได้นิติบุคคล” จากเงินที่ลูกค้าจ่ายล่วงหน้า (ซึ่งยังไม่ใช่กำไร) หรือเสียภาษีจากรายได้ที่ยังไม่ได้รับจริงๆ ส่งผลให้กระแสเงินสดติดขัดอย่างรุนแรง ทำงานไปอาจพบว่า “มีกำไรในบัญชีแต่ไม่มีเงินในบัญชีธนาคาย”
วิธีป้องกัน: ใช้หลักการบัญชีคู่ขนาน “วิธีเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จตามความก้าวหน้าของงาน (Percentage-of-Completion Method)” เพื่อรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายตามความคืบหน้าของงานจริงๆ จะช่วยให้เห็นภาพกำไรขาดทุนที่แท้จริงในแต่ละช่วงเวลา และจัดการภาษีได้ถูกต้อง
3. "ไม่จัดการภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3% อย่างมีประสิทธิภาพ"
สาเหตุ: ถูกหัก ณ ที่จ่าย 3% จากผู้ว่าจ้าง แต่ไม่ได้เตรียมเอกสารเพื่อไปขอคืนภาษีหรือนำไปเครดิตกับภาษีปลายปีอย่างถูกต้อง
ผลกระทบ: ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3% ส่วนนี้คือ “เงินสด” ของคุณที่ถูกสรรพากรถือไว้ก่อน หากจัดการไม่ดี ก็เท่ากับคุณสูญเสียเงินสดจำนวนมหาศาลไปโดยเปล่าประโยชน์ ทำให้กระแสเงินสด (Cash Flow) หดหาย และอาจนำไปสู่การกู้ยืมเงินเพิ่มเติมโดยไม่จำเป็น
วิธีป้องกัน: จัดระบบเอกสารให้ดี (เช่น ใบแนบ ภ.ง.ด.1, ใบก.ง.ด.3) และ”ยื่นแบบ ภ.ง.ด.3 อย่างสม่ำเสมอและถูกต้อง” เพื่อนำเงินส่วนนี้ไปหักกับภาษีเงินได้นิติบุคคลในปลายปี หรือในกรณีที่มีภาษีหัก ณ ที่จ่ายเกิน ก็สามารถขอคืนได้
4. "บันทึกค่าวัสดุและสต็อกไม่ถูกต้อง"
สาเหตุ: ซื้อวัสดุมา แล้วบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทันที ทั้งที่ยังไม่ได้ใช้ ไม่มีการนับสต็อกปลายงวด, หรือบันทึกค่าวัสดุผิดโครงการ
ผลกระทบ: ต้นทุนโครงการบิดเบือน กำไรขาดทุนคลาดเคลื่อน นำไปสู่การกำหนดราคาต้นทุนที่ผิดพลาดในอนาคต นอกจากนี้ยังอาจมีการซื้อวัสดุซ้ำซ้อนโดยไม่จำเป็น
วิธีป้องกัน: บันทึกค่าวัสดุเมื่อมีการ “นำไปใช้จริงในโครงการ” (ตามหลักเกณฑ์คงคลัง) จัดการนับสต็อกเพื่อปรับยอดคงเหลือ มีระบบเบิกวัสดุที่ชัดเจน จัดเก็บข้อมูลของงานระหว่างก่อสร้าง ส่วนงานปลายงวดให้คิดเป็นงานระหว่างทำคงเหลือ
5. "ไม่มีระบบตรวจสอบภายในสำหรับการจ่ายเงิน"
สาเหตุ: ขาดกระบวนการอนุมัติการจ่ายเงินที่ชัดเจน, มีบุคคลเพียงคนเดียวที่มีอำนาจเต็มในการเซ็นเช็ค, ไม่มีการตรวจสอบเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้ (Invoice) กับใบสั่งซื้อและรายงานการรับงาน
ผลกระทบ: ช่องว่างสำคัญที่นำไปสู่ “การทุจริต” ได้ง่าย เช่น การจ่ายเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ปลอม, การจ่ายเงินซ้ำซ้อน, การจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ที่มีส่วนได้เสียร่วมกับพนักงาน โดยที่วัสดุมีราคาสูงเกินจริง ความเสียหายที่เกิดขึ้นส่งผลกระทบโดยตรงต่อกำไร
วิธีป้องกัน: วาง “ระบบควบคุมภายใน (Internal Control)” ที่เข้มงวด เช่น “การแบ่งแยกหน้าที่ (Segregation of Duties)” ให้คนขอซื้อ, คนรับของ, และคนจ่ายเงินเป็นคนละคนกัน, กำหนดวงเงินอนุมัติ, และต้องตรวจสอบเอกสารให้ครบถ้วนก่อนจ่ายเงินทุกครั้ง
ความผิดพลาดด้านบัญชีเหล่านี้ไม่ใช่แค่เรื่องของ “ตัวเลข” เท่านั้น แต่มันคือ “ภาพสะท้อนของการจัดการธุรกิจโดยรวม” ระบบบัญชีที่ดี คือ เครื่องมือที่ช่วยให้คุณเห็นสุขภาพ ธุรกิจที่แท้จริง ช่วยตัดสินใจได้ถูกต้อง และ ป้องกันไม่ให้กำไรรั่วไหลออกไปโดยไม่จำเป็น