ต้องยอมรับในยุคนี้เป็นยุคของเทคโนโลยีจริงๆ เพราะเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในทุกส่วนของการดำเนินชีวิต ซึ่งเทคโนโลยีเหล่านั้นก็เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้เราใช้ชีวิตได้ง่ายและสะดวกสบายมากขึ้น รวมไปถึงการบัญชีเทคโนโลยีก็เข้ามามีส่วนช่วยในการจัดทำบัญชี วิเคราะห์ข้อมูล ตรวจจับความผิดพลาดของข้อมูลต่างๆ ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนที่เรามองไม่เห็น มาดูกันดีกว่าว่านอกเหนือจากนี้แล้ว เทคโนโลยียังมีประโยชน์ต่อการทำบัญชีอย่างไรบ้าง
ประโยชน์ของเทคโนโลยีต่อการทำบัญชีมีอะไร?
- เทคโนโลยีจะช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลต่างๆ ที่มีทั้งความซับซ้อนและจำนวนมากได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น
- อย่างที่หลายๆ คนทราบว่าข้อมูลที่ใช้ในการทำบัญชีส่วนใหญ่จะเป็นตัวเลข ต้องมีการคำนวณซึ่งคอมพิวเตอร์จะช่วยในการคำนวณได้แม่นยำและลดข้อผิดพลาดได้มากกว่าการคิดเลขด้วยมือ
- ช่วยประหยัดต้นทุน เทคโนโลยีช่วยให้คุณสามารถสรุปข้อมูลจำนวนมากให้สั้นและตรงกับความต้องการของธุรกิจนั้นๆ อีกทั้งยังสามารถจัดพิมพ์รายงานได้ด้วยทำให้รายงานสรุปบัญชีของคุณมีความสวยงาม สะอาดและเรียบร้อย ดูง่าย ถ้าปริมาณงานของธุรกิจเพิ่มขึ้นสามารถขยายการทำงานของคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย
- ช่วยให้ผู้ที่ใช้ข้อมูลทางการเงินได้รับข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจได้สะดวกมากขึ้น แถมยังมีการวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นด้วย ปัจจุบันผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริษัทที่สนใจผ่านทางอินเตอร์เน็ตได้ด้วย
- ทำให้กระบวนการทำงานเปลี่ยนไป มีผลต่อการรวบรวมข้อมูลรายรับ รายจ่าย ที่จะต้องนำมาใช้ในการทำบัญชี ข้อมูลเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ การส่งต่อข้อมูลก็ไม่ต้องพิมพ์ใส่กระดาษให้เสียเวลาและสิ้นเปลืองทรัพยากร
การเลือกใช้เทคโนโลยีกับงานบัญชีมีกี่รูปแบบ?
การนำเทคโนโลยีมาใช้ในงานด้านบัญชีสามารถเลือกได้ 2 รูปแบบคือ
- ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปของสำนักงานประเภทตารางงาน
โปรแกรมสำเร็จรูปของสำนักงานประเภทตารางงานหรือที่เรียกกันว่า Spreadsheet ซึ่งเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ชนิดหนึ่งหนึ่ง มีรูปแบบเป็นตาราง มีเส้นแนวตั้งและแนวนอนตัดกัน ใช้เป็นที่เก็บข้อมูล สามารถนำข้อมูลมาทำการคำนวณได้ และจะให้ผลอย่างรวดเร็ว เป็นที่นิยมใช้กันมากสำหรับการทำบัญชี ไม่ว่าจะเป็นบัญชีรับ/จ่าย บัญชีพัสดุฯ โปรแกรมประเภทนี้ที่มีชื่อเป็นที่นิยมใช้กันมากได้แก่ Microsoft Excel , Quattro Pro , Lotus 1-2-3 เป็นต้น ช่วยให้ทำงานได้รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการทำบัญชีโดยเฉพาะ
โปรแกรมอาจจะถูกพัฒนาขึ้นมาใช้เองภายในบริษัทหรืออาจมีการจ้างนักเขียนโปรแกรมเขียนขึ้นเพื่อใช้ในการทำบัญชีภายในบริษัทเท่านั้น ซึ่งการใช้โปรแกรมสำเร็จรูป ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานด้านบัญชีในระดับสูงก็ได้ แค่เข้ารับการอบรมการใช้โปรแกรมก็สามารถใช้งานได้แล้ว
อย่างที่บอกว่าเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทและส่วนช่วยในการทำบัญชีมากจริงๆ แต่เทคโนโลยีก็ยังไม่สามารถเข้ามาแทนที่การทำงานของนักบัญชีได้อย่างเต็มร้อย เพราะความรับผิดชอบและการตัดสินใจยังต้องอาศัยประสบการณ์อยู่ แต่ถ้าไม่อยากล้าหลังก็ควรนำเทคโนโลยีไปปรับใช้อย่างถูกวิธี แค่นี้การทำบัญชีของคุณก็จะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แถมยังเหนื่อยน้อยลงด้วย